Запропоновані наступні правила для точного пошуку інформації для різних видів використання класифікації.
Вибір масиву кодів для формування профілю особи
МКФ класифікує стан здоров’я і стани, пов’язані зі здоров’ям, і тому вимагає присвоєння серії кодів, які найкраще описують профіль функціонування людини. МКФ не є «класифікацією подій», як МКХ-10, в якій певний стан здоров’я класифікується за допомогою єдиного коду. Оскільки функціонування людини може впливати на організм, на індивідуальному та соціальному рівнях, користувач завжди повинен враховувати всі компоненти класифікації, а саме Функції та Структури Організму, Активність та Участь, а також Фактори навколишнього середовища. Незважаючи на те, що неможливо очікувати, що всі можливі коди будуть використовуватися для кожної зустрічі, залежно від налаштування зустрічі, користувачі вибирають найважливіші коди для своєї мети, щоб описати певний стан здоров’я.
Код відповідної інформації
Кодована інформація завжди в контексті відповідає стану здоров’я. Хоча використання кодів не вимагає відстежування зв’язків між станом здоров’я та аспектами функціонування та обмеження життєдіяльності, які кодуються, МКФ є класифікацією здоров’я, і відповідно має відображати певний стан здоров’я. Тому не кодується інформація про можливості людини виконувати чи не виконувати якісь роботи, не пов’язані з проблемами функціонування внаслідок стану здоров’я. Наприклад, якщо людина не бажає починати нові відносини зі своїми сусідами з інших причин, ніж стан здоров’я, то не варто використовувати категорію d7200, яка включає в себе дії формування відносин. І навпаки, якщо рішення людини пов’язано зі станом здоров’я (наприклад, депресією), то застосовується цей код.
Інформація, яка відображає відчуття причетності або задоволеності людини рівнем функціонування, наразі не кодується в МКФ. Подальші дослідження можуть забезпечити додаткові кваліфікатори, які дозволять кодувати цю інформацію.
Кодуються лише ті аспекти функціонування людини, що мають відношення до заздалегідь визначеного терміну. Також не реєструються функції, які стосуються попередньої оцінки і не мають відношення до поточної оцінки.
Код явної інформації
При присвоєнні кодів користувач не повинен робити висновок про взаємозв’язок між порушеннями функцій організму або структури, обмеження активності або обмеження участі. Наприклад, якщо особа має обмеження у функціонуванні щодо рухів у найближчому довкіллі, невиправдано припускати наявність у цієї особи уражень функцій руху. Так само, з того факту, що в особи обмежена здатність рухатися, не можна робити висновків, що вона має проблеми із активністю в рухах. Користувач повинен отримати явну інформацію про Функції організму та Структури організму, а також окремо про Активність та Участь (у деяких випадках, розумові функції, наприклад, є висновком з інших спостережень, оскільки Функція організму не розглядається безпосередньо).
Код конкретної інформації
Здоров’я і стани, пов’язані зі здоров’ям, необхідно реєструвати якомога конкретніше, шляхом призначення найбільш підходящої категорії МКФ. Наприклад, найбільш підходящий код для людини із нічною сліпотою – b21020 «Світлочутливість». Однак, якщо з якоїсь причини цей рівень деталізації не може бути застосований, замість нього може бути використаний відповідний «споріднений» код у ієрархії (у цьому випадку – b2102 «Якість зору», b210 «Функцій зору» або b2 – «Сенсорні функції та біль»).
Для швидкої і зручної ідентифікації відповідного коду нагально рекомендується використовувати Браузер МКФ28, який надає функцію пошукової системи з електронним вказівником повної версії класифікації. Альтернативно може використовуватись алфавітний покажчик.
28 Браузер МКФ на різних мовах можна завантажити з веб-сайту МКФ: http://www.who.int/classifications/ icf